La presente guía es un elemento complementario para el residente responsable de obra, en donde se define que la bitácora es un documento técnico, cuya aplicación está orientada al registro para dejar evidencia de las incidencias y actos de importancia y trascendencia durante el proceso de ejecución de la obra, o bien durante la prestación de un servicio.
Índice de Contenido
Generalidades de la Guía
El uso de la bitácora es responsabilidad del residente de obra, en su utilización razonable y oportuna, ya que se registra la historia de trascendencia técnica y administrativa que constituye el sustento ante cualquier aclaración o controversia que se llegará a tener erigiéndose como el instrumento legal de la obra; sirve además para ordenar, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma; en cumplimiento con lo establecido en la legislación vigente en la materia, además de asentar la forma de el cumplimiento de la contratista con lo establecido en el contrato, anexos técnicos y obligaciones, señalando claramente en las notas que generen erogación económica, a quien corresponde el cargo.
La finalidad del uso de la bitácora de obra, es proporcionar los elementos prácticos a la supervisión de obra, para dirigir o realizar los procesos constructivos, así como establecer el uso, lenguaje y la concepción homogénea de lo que es una bitácora como instrumento de control, de ordenanza en la secuencia logística y cronológica en el desarrollo de los trabajos objeto del contrato y condiciones originalmente pactadas entre quien supervisa la obra y quien la ejecuta.
Carácter Legal del el Uso de la Bitácora de Obra
La naturaleza de este documento es de carácter legal, por medio del cual se establece la representatividad del contratista y la residencia de la constructora, siendo la bitácora el medio oficial y legal de comunicación durante el desarrollo de los trabajos y demás eventos importantes hasta la terminación de los mismos.
La apertura de la bitácora, se realizará por cada contrato que intervenga en la obra, por tal motivo se requerirán varios tomos, siendo necesario se incorpore el código en el formato de la bitácora de obra, que permitirá dar un orden en el contexto general del conjunto de trabajos.
Su vigencia será únicamente en el proceso de la ejecución física de los trabajos y representante de las partes durante el desarrollo de la obra, siendo un instrumento que relaciona entre otros aspectos los costos reales autorizados para determinar el valor final de la misma obra.
Objetivo de la Guía para el Uso de la Bitácora
El objetivo de esta guía es el de proporcionar a la residencia de obra, las disposiciones de los lineamientos de orden en las obras de la constructora y en materia de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas y su reglamento que se requieren para el manejo de la bitácora que repercuta en la ejecución de la obra en calidad, tiempo y costo programado, salvaguardando los intereses de las partes.
Los alcances de la guía tienen por objeto normar las disposiciones y acciones relativas al buen uso de la bitácora como un elemento complementario del contrato y anexos técnicos, durante la ejecución de los trabajos contratados, en el cual se plasma la representatividad de las partes de la obra, tanto de la constructora y del contratista ya sea para lo establecido en la obra pública o en la obra privada.
La custodia de la bitácora quedará bajo resguardo del residente de obra.
La bitácora forma parte del contrato de obra, su contenido complementará los términos y condiciones establecidos en el texto del contrato, que afecten sustancialmente las condiciones originalmente pactadas, y deberán estar firmados únicamente por el personal técnico facultado oficialmente estableciéndose de esta manera la responsabilidad e importancia de la trascendencia y las consecuencias de cada intervención.
Este documento es el instrumento para ejercer el control técnico y administrativo de la obra, el residente de obra, deberá estar consciente de la importancia que tiene cada asiento en la bitácora, por lo tanto la elaboración y contenido de cada nota, sin excepción, deberá limitarse a asuntos relevantes y de trascendencia que afecten sustancialmente las condiciones originalmente pactadas, relacionadas únicamente con la obra; además de ser el medio oficial y legal de comunicación entre las partes, que firman el contrato.
Glosario y términos de la guía
Bitácora
Es un libro tamaño carta de pastas duras y resistentes, forradas con un material que resiste la humedad, en su forro protector está impreso el logotipo del cliente, en su caso y la palabra bitácora de obra, se editan de 25 ó 50 fojas u hojas.
Formatos
La hoja portada, formulada con similitud a la portada de un contrato de obra pública cuenta con un recuadro de código, contiene los datos generales de la obra, del contrato y del contratista; continúa con un recuadro para hacer una breve descripción de los trabajos y en la parte inferior se manifiestan, los nombres, cargos y firmas de los representantes responsables de la constructora y el contratista.
La hoja de bitácora original deberá estar foliada en la arista superior derecha y cada original, debe ir acompañado con dos hojas copias desprendibles, la primera copia azul es para la residencia de obra y la segunda amarilla para el contratista.
La bitácora al final contiene una hoja de resumen, donde se redactará un concentrado con texto muy sucinto, asentándose el tipo de nota, si produce cargos y aspectos que se consideren convenientes o relevantes.
Reglas generales
El residente de obra, deberá verificar la bitácora en su inicio, que los folios sean consecutivos y que no se repitan o se cambien por error de imprenta, si esto sucede deberá ser reemplazada.
No se iniciará una obra sin bitácora, en caso de no contar con la oficial, puede improvisarse una libreta foliada o bien una bitácora que se puede adquirir en una papelería, y una vez recibida la bitácora autorizada se realizará el traspaso respectivo firmando las notas, el residente de obra y el superintendente de obra por parte del contratista.
Su uso es obligatorio y su apertura se realizará por contrato y dependiendo de la magnitud y complejidad de la obra, por especialidad como obra civil e instalaciones.
Cuando en una obra se requiera de director responsable y corresponsables se llevará una bitácora independiente a la de la obra, donde manifiesten sus observaciones de acuerdo a sus responsabilidades identificadas en el reglamento de construcciones de la ciudad de México, en su caso.
Cada bitácora se deberá etiquetar en los lomos o pastas para su identificación en forma inmediata; si así fuera necesario serán tantos tomos seriados, como lo requiera el volumen de ejecución de la obra.
Para su clasificación se utilizará la clave y número asignada de la obra y el código que permitirá dar un orden en el contexto general del conjunto de trabajos, de la siguiente manera:
- Número alfanumérico de clave de obra.
- 2 (dos) dígitos para designar el contrato.
- 2 (dos) dígitos para designar el número de tomo.
- Ejemplo.
- El contratista de albañilería y acabados es el tercer contratista de la obra (03) y el tomo de bitácora es el número cinco (05) el código para este libro será 0305, de tal manera, si estuviéramos llenando la foja número 007 de éste, sin posibilidad de error la foja u hoja 0305/007 que corresponde específicamente a un determinado contratista y número de tomo en esa obra.
Y así con este formato para el folio por foja u hoja, aún desprendida no quedará en desorden; ya que su clasificación estará dentro de un orden en el conjunto de acciones de la obra y se sabe que pertenece a determinada empresa.
El residente de obra y el superintendente de obra, deberán observar las disposiciones para el manejo correcto de la bitácora de obra pública en apego a los artículos 95, 96 y 97 del reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.
Aunado a lo anterior, es importante considerar que para efectos de un mejor manejo de la bitácora se deberán aplicar los siguientes puntos:
Obra iniciada
Si la supervisión se designará a una obra ya iniciada, se ordenará un corte de obra de los trabajos realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre las irregularidades, deslindando las responsabilidades a partir de ese momento.
Auditorías técnicas
En caso de auditorías técnicas que llegaran a visitar la obra por parte del cliente, tendrán facultad de intervenir en la bitácora en forma restringida sólo para dar fe de su visita en determinada fecha únicamente.
En caso de auditorías técnico administrativas que llegaran a visitar la obra por parte de la gerencia correspondiente de la constructora, se tendrá el registro correspondiente de manera independiente a la bitácora.
Notas apremiantes
Cuando sea necesario asentar una nota de particular importancia y se requiera notificar a sus superiores, se anulará con rayas diagonales el resto de la hoja para validar de inmediato las copias y manejar la información con carácter urgente.
Anotaciones
Todo asiento o anotación en la bitácora, deberán firmarse por ambas partes, en un plazo de 48 horas, en caso contrario se acepta el contenido del asiento en cuestión.
Ortografía y redacción
Las notas deberán ser claras y precisas, sin dejar dudas sobre todo en el caso que se formulen cargos para las partes identificadas sin limitación pero precisando las afectaciones, se deberá cuidar la ortografía por imagen profesional.
Reglas particulares
En este rubro se definen la clasificación de el tipo de notas de bitácora para el correcto manejo de la misma.
Órdenes
Por medio de la bitácora el residente de obra, ordenará corregir las desviaciones que se presenten en tiempo, calidad y costo.
Certificaciones
El residente de obra, deberá certificar el cumplimiento de órdenes, ya sea por funciones propias del ámbito de su responsabilidad o a solicitud del contratista.
Deberá revisar lo que asevera y tener las pruebas que respalden lo certificado a través de fotografías, reportes, oficios y en cada caso particular el soporte administrativo o técnico que corresponda.
Autorizaciones
Deberá registrar la autorización de: colados de concreto, compactación de rellenos, bancos de nivel, y de todos aquellos constructivos que lleven responsabilidad directa en la calidad de la obra, revisando previamente que esté de acuerdo al proyecto o a la especificación propia de la obra.
Información
Se anotará en bitácora la información que represente una afectación al programa en tiempo, costo y la calidad de la obra.
Control por bitácora
El residente de obra, ordenará al contratista la correcta ejecución de los trabajos con la secuencia y en el tiempo previsto en los programas pactados en el contrato y programa de obra.
Por parte del contratista
El superintendente de obra estará facultado por parte del contratista, en la toma de decisiones o resoluciones en todo lo relativo al cumplimiento del contrato; a continuación se listan elementos prácticos para el manejo de la bitácora, donde manifestará como responsable técnico del contratista sus observaciones de acuerdo a sus responsabilidades, aclarando que son enunciativas, más no limitativas.
Solicitudes
El superintendente de obra, solicitará en forma oficial a través de la bitácora a la residencia de obra, los elementos necesarios para la ejecución de la obra que sean de su competencia en lo concerniente a la supervisión inherente a la ejecución de los trabajos como empresa, como son las solicitudes de: autorización, certificación, constancias, información, revisión y en su caso de visto bueno de los trabajos parciales, sin que esto lo exima de su responsabilidad de entregar la obra en su conjunto; el residente de obra, deberá tener cuidado en las recepciones parciales de los trabajos, ya que adquiere la corresponsabilidad.
Aceptaciones
El contratista, a través de su superintendente de obra, aceptará las órdenes emitidas por el residente de obra de la constructora, con el derecho de aceptarlas y en su caso bajo protesta, manifestando las razones o motivos que tiene para hacerlo, además de solicitar la reconsideración de lo ordenado.
Inconformidades
En el caso de que el superintendente de obra del contratista esté totalmente en desacuerdo con la orden recibida, podrá asentar mediante nota de bitácora su inconformidad, explicando los motivos; ya que esto puede conllevar a una solicitud de anulación de la nota de bitácora.
El residente de obra, deberá valorar la inconformidad y en caso de proceder la orden la reiterará; si por algún motivo omitiera la contestación, solicitará en esta ocasión al contratista una reunión, ya que es responsabilidad de la contratante resolver oportunamente: las consultas, aclaraciones, dudas o autorizaciones que presente el contratista y su actuación ante el superintendente de obra no deberá ser de negligencia e irresponsabilidad para evitar una posible demanda por parte del contratista.
Exigencias
Si por algún motivo el residente de obra, sin ninguna justificación no entregará las soluciones a problemas específicos de la obra, retrasando el programa de obra, lesionando los intereses del contratista, o en su defecto cuando oficialmente se ha dado una solución que no se ha cumplido, de cualquiera de los dos casos, el superintendente de obra deberá exigir por medio de la bitácora el cumplimiento de estos compromisos para la solución de los problemas técnicos o administrativos que se susciten y presentar las alternativas de solución por ambas partes, para la ejecución de los trabajos dentro del plazo establecido.
Advertencias
El superintendente de obra del contratista, al recibir una orden que a su criterio, pueda ocasionar un retraso por falta de información oportuna o los elementos técnicos o administrativos en el programa de obra, afectando sus intereses como empresa asentará mediante una nota de bitácora, como advertencia a su consideración pueda impactar en perjuicio de la obra o de la constructora; solicitará al residente de obra, la definición y solución al problema para evitar imprevistos en el desarrollo de la obra y sea contraproducente en la secuencia y tiempo de la ejecución de los trabajos, evitando que se genere una erogación económica, salvaguardando los intereses de las partes.
Cierre de la bitácora
En el acto de clausura de bitácora, esto se lleva a cabo, con el asiento final de la última nota, en la que se indica el número, página y tomo con que se concluye y se marca con una raya diagonal el resto de la hoja o foja y se cancele el resto del tomo, quedando invalidado el uso posterior de la bitácora, dando por terminada la relación técnica de campo.
En este acto de clausura de la bitácora las partes que intervienen contractualmente, convienen en que no habiendo pendiente alguno, se da por terminado el uso de la bitácora, para iniciar el procedimiento de entrega de los trabajos.
La bitácora de obra original, se deberá entregar para su resguardo y archivo a la gerencia correspondiente de la contratación.
Partes que debe contener un asiento de bitácora
Las notas de bitácora se clasifican de acuerdo a su finalidad escribiendo en el contenido, el tipo y asunto y dentro de la misma se deberá indicar de la siguiente manera:
Clasificación de la nota de bitácora
- Se informa….
- Se ordena….
- Se autoriza….
- Se certifica….
- Se notifica….
- Se solicita….
- Se aclara….
- Se rectifica….
- Se constata….
- Se acepta….
- Se inconforma….
- Se exige…..
Descripción del asunto
La descripción del asunto se deberá realizar en forma clara y precisa en los términos técnicos o administrativos.
Ubicación
Se deberá ubicar la posición del elemento o elementos con datos suficientes, definiendo en su caso ejes y de ser necesario se elaborará croquis con la finalidad de evitar errores.
Causas del problema
De forma breve se mencionará el origen y causa del problema con la mayor precisión y deberá estar referida a los planos, normas o especificaciones institucionales que no fueron acatadas ya sea por error, deficiencia u omisión, debiéndose tener plena conciencia y seguridad de las causales del mismo y en el caso de ser necesario se requiriera y se solicitará de peritajes por un especialista en lo concerniente: a mecánica de suelo, geotecnia, estructuras, laboratorios de material como apoyo para su dictamen y alternativas de solución.
Solución exigida
Se deberá anotar la solución adecuada para resolver la problemática, asentando todos los datos necesarios para realizar la corrección con base a una especificación correcta y particular y de ser necesario se deberá referir a las guías técnicas de construcción, normativas y lineamientos de la empresa constructora o reglamentos generales.
Plazo de ejecución
Toda orden o instrucción para resolver un problema deberá ser precisa estableciendo un plazo máximo para la ejecución de los trabajos, considerando un tiempo adecuado para su solución en forma satisfactoria, se anotará en bitácora la fecha de compromiso conforme al programa de obra.
Prevención
En el caso de haber detectado o incurrido en un error se deberá detectar las causales y determinar una alternativa de solución para la corrección y ejecución de los trabajos con la secuencia y en el tiempo previsto en los programas pactados en el contrato, aprovechando la experiencia del residente de obra y el superintendente de obra, con la finalidad de evitar se vuelva a presentar este tipo de incidencias en el proceso de la obra.
Responsabilidad del asiento de la nota y la erogación económica que genere
En cumplimiento con lo establecido en la legislación vigente en la materia, además de asentar la forma de cumplimiento de la empresa con lo pactado en el contrato y anexos técnicos, se deberá señalar claramente en la parte final de la nota a quien le corresponde el cargo de los trabajos; por reparaciones, sustituciones o modificaciones.
En el caso que sea con cargo a el contratista será por una inobservancia de un detalle en el plano o en alguna especificación incluida en el proyecto o la omisión de utilizar el material adecuado incluido en su presupuesto; ahora bien en caso de modificación al proyecto fuera de los alcances del contrato serán con cargo al contratante para ello, el residente de obra deberá de cuantificar los volúmenes de material y rendimiento de mano de obra para la elaboración por parte del contratista de los precios unitarios adicionales al contrato o catálogo y con ello en su caso solicitar el convenio modificatorio.
Croquis explicativo
Como apoyo al texto se sugiere dibujar uno o los croquis necesarios para lograr una mejor y clara comprensión de algún detalle o especificación particular, en los casos en que se requiera elaborar un croquis más detallado o de mayor tamaño es factible dibujarlo en hoja anexa la cual deberá ser validada por el residente de obra, anexándose a la hoja de bitácora original y copias del mismo, todas en su caso deberán llevar un texto indicativo:
- Ejemplo.
- “este croquis forma parte de la nota de bitácora número 007 de fecha 01 de enero de 2011 clasificada bajo código 0305 asentando además en la misma nota que se anexa en forma engrapada.
- La validación de fotografías se puede realizar en forma similar.
Seguimiento a las notas de bitácora
El residente de obra, vigilará que los plazos establecidos se cumplan en las fechas programadas.
Penalizaciones
Las penalizaciones económicas indicadas en el contrato deben ser registradas en la bitácora asentándose los motivos por los cuales se aplican tanto al contratista o en su caso a la supervisión externa.
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Notas adicionales de este Manual del Residente de Obra
El presente manual es una versión básica, que con gusto dejamos libre para ti, esperando que te sirva, ya que es mucha información de calidad, y no te olvides de que actualizamos continuamente el contenido, así que visítanos continuamente o mándanos un mail para enviarte los avisos de actualización a: contacto@911arq.com.
Cada empresa constructora tiene sus propios manuales de procesos y operación para los residentes de obra, sin embargo este manual te puede ayudar mucho para iniciar o tener una buena base para ser un mejor residente o supervisor de obra.
En este manual se mencionan algunos formatos de control de obra, como mencionamos anteriormente, cada empresa tiene sus propios manuales, los cuales son un formato personalizado de acuerdo a la empresa, si deseas más información acerca de los formatos que mencionamos aquí, o deseas conocer la bibliografía usada, puedes escribirnos a: contacto@911arq.com con gusto nos pondremos en contacto contigo.
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